教你在访谈中获得更好的效果

读者投稿:@发愤的草莓–2015年上半年个人管理盘点

前段时间重读《麦肯锡意识》,对访谈这一章的内容,理解的更深刻一些,最近一、二年时间跟很多人进行一对一的深入沟通,想取得一个良好的沟通效果,一定要提前写出访谈提纲,确认最重要的二三个访谈目标。然后提交把这份提纲发给对方,要他们有所准备。

访谈在咨询顾问、产品经理、项目经理等职业中属于必备技能,通过访谈不仅能得到数据,还能通过它验证观点,增加被认可的机会。

书中提供了一份标准的麦肯锡访谈流程,大家可以了解一下,这个流程除在访谈有用,在正常的各种沟通活动也可以参考一下。

正文

在访谈中,麦肯锡强调要有准备、讲究有备而来:

有备而来:写一份访谈提纲。

访谈提纲,就是记下你想提的问题,要按照你预定的顺序。之所以需要访谈提纲,原因有二。首先,将想法付诸笔头,迫使你需要对它们进行梳理,其次,有助于被访对象把握你将在访谈中涉及的话题,并做相应准备。

访谈提纲应简明扼要。

尽量压缩成三四个最重要的问题:你的目标,应是让被访者在有限的时间内回答完这些问题:再多就多余了。另外,结束时别忘了麦肯锡人爱问的那个问题:“有没有什么我忘问了?”这句话时不时会挖出宝贵的信息访谈中要注意倾听和引导。访谈要严谨、敏感。要积极倾听,用点头、感叹词、麦肯锡式的“咕噜”(啊哈,啊哈)来表达对被访者的认同,这一点非常重要,但也不要忽视沉默的价值。要积极使用肢体语言。不要让被访者脱离主题,甚至离题太远,要礼貌而果断地让他们回到正题。

访谈成功的七个秘诀。

麦肯锡咨询顾问有许多有效的访谈策略:

  • 让被访者的上司安排会面

  • 两人一组进行访谈

  • 倾听不要引导

  • 复述复述,还是复述

  • 善用旁敲侧击法

  • 切勿问得太多

  • 采用“哥伦波策略

除了最后一条需要解释,这些策略大多显而易见。哥伦波是20世纪70年代美国电视剧中的神探,由彼得。福克(PeterFak)扮演。在结束了对嫌犯的讯问后,他常常会在门边逗留一下,然后又提出一个问题—往往击中要害。这种战术屡试不爽,原因在于:嫌疑犯往往在这时放松警惕,吐露出事实真相。如果觉得某个被访者对你有所隐瞒不试试这种方法。谁知道,也许就这样搞定了呢!

尊重被访者的感受。

有些人在访谈时会有压力,觉得不自在。作为访谈人员,你有责任顾及被访者的顾虑。要与被访者建立融洽的关系,才能从他们|那里得到需要的信息。不要把被访者榨干,让他们事后感到懊悔不已,相反,应该花些时间解释他们所提供的信息可能产生的积极影响,以及你们谈话的主要目的,还应提供一些有益的信息作为交换。相对被访访者,访谈者往往处于有利的位置,你应机智地利用这种优势

棘手的访谈

无论准备得多么充分,表现得多么周到你总会碰到“不好对付”的被访者。这种人可能对事物有自己的看法,但就是绝不配合。如果被访者态度强硬,你也强硬,只是,但愿你不要压不住对方。

陷入低潮的时怎样去坚持行动

这种人就像“暗藏包袱”一般,他们有意扣留关键息;一个“包袱”就是前进道路上的一块绊脚石,因此,最简便的方法,是转向其他的信息源,当然,如果你有适当的重型装备”,就干脆铲除它们;

然而,最棘手的被访者,却是在解决问题过程中工作受到切实威胁的那些人。他们可能因此被解雇,而你又对此心知肚明。遗憾的是,这种情况下,没有什么捷径;你只得维护公司的整体利益。

注意倾听

要学会积极主动的倾听,就是有效利用语言和非语言信号,鼓励和诱导被访者进行回应。在访谈过程中,点头、交叉手臂和面部表情所起到的作用,会超出你的想象。如果你真的在集中精力进行访谈,这些动作会自然流露。不过,如果你感到有些强人所难,访谈应该提早15分钟结束。

倾听是沟通过程中非常主要的一项技能,我在以前的文章中写过一些:

  • 学会倾听(2)

要敏感

在访谈开端,应该语速缓慢,语调温和。先笼统的介绍你在努力完成什么伤,以及采访对方的原因,尽量与被访者及其行为产生共鸣。

在访谈过程中,不过一开始就问敏感问题。这需要事先考虑好,哪些问题属于敏感问题。做访谈人员你应该对被访者的情况表示同情,并避免提出可能引起不必要摩擦的问题。在提高一些敏感问题之前,要先进行沟通。

事后跟踪

访谈结束后,应该整理访谈记录,反馈给被补访者,以确认我们正确地理解了被访者,并修正发现的误解。

写感谢信

在结束后,手写感谢信表示感谢,不仅是一种礼礼节,也是工作的需要。它可能真的会帮助你建立起一种关系,在未来给你回报。设想一下,如果出乎意料地收到—封感谢信你的心情会是多么愉快。许多人需要抵制诱惑,才能做到不理睬这种礼节,因为,如今我们的步履是如此匆匆,在经济高速发展的新世界,在拥有有线和无线网络的今天,尤其如此花点时间闻闻玫瑰的芳香,别忘了感谢送花人。

100天行动读者反馈

@武斌

100天行动总结之每天总结一篇有关互联网文章

从4月4号一个“吉利”日子开始写100天总结,到7月12号100天结束。从刚开始的艰难坚持到最后已经养成习惯。一共65000多字,每天要花费1-1.5小时完成。起初,因为每天忙于具体的事情没办法学习,所以决心像大学那时不断的阅读,增加对互联网的感知。这3个月的过程当中,直接的好处是建立了一套自己的互联网世界观,我理顺了很多传统企业转型互联网的思路。间接来说,过程中我又开始了其他的习惯养成比如一天不落的写日总结,比如定期健身。

在2010年的时候,发现自己会有拖延症,就开始研究时间管理和知识管理,但这几年没有很好的坚持下去。归根结底是自己的心态的问题,而所有拖延坚持的问题都是表象。在年初参加了一次有关于自我心态方面的培训才意识到自己所欠缺的东西在什么地方,于是决定开始自己的100天行动,一方面保持一种学习的状态,另外一方面也是在测试自己的心态调整后坚持的能力。

刚开始自己都觉得自己坚持不下去,不过刚开始确实挺痛苦,有时候已经累的快睡过去了,还在坚持着写,清醒一下写一句,在清醒再写,直到写完才去睡。过程当中的体验是,对自己重拾信心,再也不认识那个以前一次次辜负自己承诺的自己了。整个人会更加积极,现在也开始了一些新的习惯培养。比如每日的工作安排和总结。

之前会以为每天计划总结简直是反人类。现在反倒是通过计划总结包括时间记录使得自己目标更清晰,心里也更加平静了。还有一点,以前总是在思索员工如何管理,现在发现有时候你做到他们也就会跟着你一起做。有时候他们做不到,可能是没有榜样,可能是不知道应该做成什么样的。靠自己的改变去带动周围人的改变,或许只有尝试过才懂得吧。到现在已经影响到6人开始自己的100天行动了。

我一直和别人说我这半年有了很大的改变,从不太信任自己,到对自己充满信心。从想得多做得少,到拥有较强的行动力。从不太能感知自己的人,到时时刻刻明白自己的成长。感谢100天前的自己。

@TennyWu

100天行动第一天,6点前早起,跑步5公里。虽然没跑下来,走走跑跑。坚持!

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